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内部通報制度をつくるには

内部通報制度を会社内で作るためにはどのようなことが必要でしょうか。

大まかにいえば、①通報窓口の選択、②内部通報制度に関する社内ルールの作成、③制度の周知が必要となります。

①の通報窓口については、総務部その他の社内部署を窓口とする場合、外部の業者を窓口とする場合、あるいは、弁護士に窓口業務を依頼する場合が考えられます。

それぞれ一長一短ありますが、社内部署を窓口とする場合、コストが安く済む、また、通報者にとって敷居が低いという利点がある反面、通報したことが社内で広まってしまうのではという心配を通報者に与えて通報しにくくなってしまうというデメリットも考えられます。

外部業者の場合には、コストがある程度かかるというデメリットはありますが、通報者にとっては通報したことの秘密が守られるという安心感はあると考えられています。ただ、通常外部業者は通報を受け付けて担当部署へ繋ぐだけですので、その後の処理については別途社内で処理するか弁護士等に相談する必要があります。

弁護士を窓口とする場合には、外部業者同様にある程度コストがかかるというデメリットはある一方、通報者にとって秘密が守られる安心感や法律の専門家であるという信頼感はあると考えられます。また、弁護士は社内トラブル一般の処理にも長けていますから、通報者から必要な情報を聞き取り、法的評価を加えた上で報告させることが期待できます。なお、弁護士を窓口とする場合にも、会社の顧問弁護士を窓口にする場合と、そうでない弁護士を窓口にする場合が考えられます。顧問弁護士を窓口にする場合には、会社の実情をよく知っているので効率よく通報者からの聴き取りができる反面、通報者から、会社と結託してもみ消されるのではという疑念を招いたり、通報後の調査に通報窓口となった顧問弁護士が関与することの妥当性が問題になり得ます。

コスト面で許すのであれば、社内窓口と外部(業者か弁護士)を窓口として併用できるほうが、通報者にとって選択肢が増えて、内部通報窓口の利用を促進するのではないでしょうか。

②の社内ルールに関してもいくつかポイントがあり、匿名での通報を認めるかや、通報の手段として何を認めるか、通報の対象を何処まで広げるか(公益通報者保護法の範囲から何処まで広げるか)、一般消費者や取引先等の外部の者からの通報を受け付けるかなど、検討しながらルールを策定する必要があります。

内部通報の受付体制にもよりますが、会社に関する様々な問題を早めに把握して対応することを目的と考えれば、出来るだけ内部通報を広く受け付けるというコンセプトで、ルールを策定することになろうかと思います。

また、③の制度の周知をすることは当然のことですが、目的を明確にし、会社のリスクコントロールに必要な制度であるため積極的な利用を呼びかけるべきです。また、制度の周知を徹底する事によって、不正な行為を社内ですれば通報されるという意識が社内に広まり、不正な行為を抑止する効果が期待出来ます。